Directie Secretaresse

Directie secretaresse

Als secretaresse werk je voor Shell Chemicals Park Moerdijk, de meest energie efficiënte chemielocatie waar bases chemicaliën geproduceerd worden ten behoeve van de productie van alledaagse producten, zoals onderdelen van auto's telefoonhoesjes, en persoonlijke verzorgingsproducten. Kiezen voor Shell betekent kiezen voor een loopbaan, je leert te midden van de meest ervaren collega's in de bedrijfstak. Je wordt onderdeel van een hecht team in een inclusieve werkomgeving.

Hoe maak jij het verschil ?

Als directiesecretaresse krijg je met (bijna) alles te maken waar het Site Leadership Team mee te maken heeft. Jij bent de schakel tussen verschillende partijen en hebt talent in het regelen en organiseren. Jij bent proactief in denken en handelen, besluitwaardig, en levert een belangrijke bijdrage aan de kwaliteit van het werk van anderen. Jij legt makkelijk contact met mensen en begeleidt professioneel onze gasten.

Wat ga je doen?

• Ondersteuning aan directieleden met agendabeheer, vergaderingen en logistiek. 
• Ondersteuning van directieleden met e-mail beheer en archivering.
• Voorbereiden van vergaderingen (F2F, virtueel). Voorbereiding omvat organiseren en boeken van vergaderruimtes, benodigde apparatuur, catering, instructies aan de bezoekers en registratie van bezoekers. 
• Organiseren en coördineren van (met name complexe) bezoeken en vergaderingen van interne en externe gasten en ondersteunen van gasten tijdens de bezoeken.
• Zorgvuldig afstemmen met interne en externe partijen (zoals autoriteiten, ministeries, JV partners) van agenda’s voor de gezamenlijke vergaderingen en reizen. Zorgen voor goede relatie met andere secretaresses.
• Boeken of ondersteunen van reizen en andere logistiek voor directie en teams (alleen complexe reizen). Dit is inclusief logistiek en organiseren van bijv. Visa en autohuur.
• Indien nodig ondersteuning bij (creditcard) uitgaven en verwerken van uitgaven en betalen van facturen.
• Ondersteuning voor plannen terugkerende bijeenkomsten en vergaderingen (planning en logistiek) zoals bijvoorbeeld Moerdijk in Gesprek. Zorgdragen voor planning en logistiek van vergaderingen (bijv. uitnodigen van gasten, aanleveren van stukken).
• Organiseren van activiteiten voor de afdelingen en ook uitvoering lief en leed beleid.
• Diverse administratieve taken zoals organiseren van IT, kantoorartikelen en gebouwenbeheer, postverwerking, IT toegang voor aannemers, beheren van distributielijsten, toegangspassen, drukwerk bestellen en betalen, beheer fietsen en sleutels en SharePoint aanspreekpunt
• Contractbeheer via Docusign.
  

Welke vaardigheden breng je mee ?

• Goede beheersing van Nederlandse en Engelse taal
• Uitgebreide administratieve en secretariële ervaring en recente ervaring in ondersteuning van directieleden.
• Excellente organisatie vaardigheden en oog voor detail.
• Zeer competent in beheren van agenda’s en email
• Kan goed werken onder tijdsdruk, effectief tijd indelen en prioriteiten kunnen stellen.
• Goede beheersing van applicaties zoals Teams, One note, SharePoint, Mircrosoft.
• Kennis van de door Shell gebruikte administratieve programma’s (Concur, Travel booking, room booking etc.)
• Sterke communicatie vaardigheden en bewezen ervaring in bouwen van relaties. 
  

Wat bieden we jou?  

• Een marktconform salaris;
• Minimaal 25 vakantiedagen (bij een fulltime dienstverband) + ADV dagen;
• Diverse kortingsregelingen;
• Een 13e maand;
• Een bonusregeling;
• Diverse mogelijkheden voor training en opleiding;
• Toegang tot het Shell Pensioen Fonds.