Assistant(e) de Gestion

Shell France est présent dans l'ensemble des métiers de la branche Aval du groupe Shell. Rattaché(e) au président de Shell France, le poste d’assistant(e) de gestion apporte le support général et administratif à la direction de Shell France.

Le/la titulaire du poste a pour mission de :

• Gérer pour la présidence la correspondance officielle, organisation de rendez-vous officiels, gestion d’agenda et déplacements,

• Traiter les tâches administratives de la direction et des équipes corporate de Shell France (contrats, facturations complexes…).

• Coordonner et organiser logistiquement les réunions du comité de direction et les réunions sociales, en assurer le suivi des comptes-rendus.

• Gérer les dossiers administratifs, parfois confidentiels

• Apporter du support à l’équipe « Corporate Relations » (Relations Institutionnelles et Communication Interne/Externe) en particulier dans l’organisation d’évènements et dans la mise en œuvre des communications internes.

• Le traitement efficace des flux de facturations associés à la présidence et au service Corporate

• La gestion des relations avec les loueurs mettant à disposition la flotte des véhicules de fonction et les relations avec la société administrant la flotte. L’arbitrage des demandes spécifiques des utilisateurs au regard des contrats et politiques.

• Le rôle de super-user GSAP pour « Procure Goods & Services » (PGS) à l’échelle de Shell France

• Apporter du support ponctuel à l’équipe Finance sur le traitement des rentes de retraites sur les systèmes clos.

• Ce poste aura en charge la gestion de certaines initiatives et changements sous la supervision de la présidence et de l’équipe Corporate.

Dimensions :

Le poste d’assistant(e) de Gestion apporte son soutien au président de Shell France et à l’équipe de direction, principalement Corporate, Finance, RH et Relations Institutionnelles. Il gère les contrats associés de support à la présidence et aux équipes corporate ainsi que ceux associés à la flotte de véhicule.

Compétences requises :

- Gestion du temps, organisation et polyvalence : Priorisation des tâches et gestion efficace des délais, Capacité à organiser des réunions, des événements et des déplacements d’affaires tout en traitant les flux administratifs dans le détail.

- Communication : Communication orale et écrite efficace, Capacité à écouter et à synthétiser les informations, Maîtrise des outils de communication modernes. Maitrise de l’anglais parlé et écrit.

- Proactivité : Anticiper les besoins de la direction pour prendre des initiatives pertinentes au bon moment.

- Compétences techniques et Informatiques : Maîtrise des logiciels de bureautique, connaissance des modules de facturations et gestion de fournisseurs sur SAP. Connaissance des outils de gestion de projet serait un plus.

- Gestion des relations et réseautage : Entretien de relations professionnelles, Capacité à naviguer dans divers milieux professionnels.

- Compétences en résolution de Problèmes : Capacité à identifier et résoudre des problèmes de manière proactive. Adaptabilité et flexibilité dans les situations imprévues.

- Discrétion et gestion de la confidentialité : Compréhension de l’importance de la confidentialité. Capacité à gérer des informations sensibles. Une expérience d’assistance de direction serait un plus.

- Anglais requis

Modalités de travail :

Ce poste est basé au bureau de La Défense. Il est à pourvoir dès que possible